Αν έχεις αρχίσει να ψάχνεις για επαγγελματική οργάνωση εκδήλωσης, σίγουρα έχεις συναντήσει και τους δύο όρους: event planning και event management. Χρησιμοποιούνται συχνά σαν να σημαίνουν το ίδιο πράγμα, αλλά στην πράξη περιγράφουν διαφορετικές φάσεις και λειτουργίες. Κατανοώντας τη διαφορά, μπορείς να επιλέξεις καλύτερα τον επαγγελματία που χρειάζεσαι.
Τι είναι το Event Planning;
Το event planning είναι η φάση του σχεδιασμού. Ξεκινά από τη στιγμή που αποφασίζεις να διοργανώσεις μια εκδήλωση και καλύπτει όλη την προετοιμασία που προηγείται της ημέρας του event.
Συγκεκριμένα περιλαμβάνει:
- Καθορισμό στόχου και concept της εκδήλωσης
- Διαχείριση προϋπολογισμού και διαπραγμάτευση με προμηθευτές
- Επιλογή χώρου και ημερομηνίας
- Σχεδιασμό προγράμματος και χρονοδιαγράμματος
- Συντονισμό όλων των εμπλεκόμενων συνεργατών
Στην ουσία, το event planning απαντά στο ερώτημα: «Πώς θα φτάσουμε στην ιδανική εκδήλωση;»
Τι είναι το Event Management;
Το event management είναι η φάση της εκτέλεσης. Καλύπτει τη διαχείριση της εκδήλωσης κατά τη διάρκειά της και την αξιολόγηση μετά το τέλος της.
Συγκεκριμένα περιλαμβάνει:
- On-site συντονισμό την ημέρα του event
- Διαχείριση απρόοπτων και επίλυση προβλημάτων σε πραγματικό χρόνο
- Επίβλεψη όλων των τεχνικών στοιχείων, ήχου, φωτισμού, μουσικής
- Συντονισμό προσωπικού και προμηθευτών επί τόπου
- Αξιολόγηση αποτελεσμάτων μετά το event
Το event management απαντά στο ερώτημα: «Πώς διασφαλίζουμε ότι όλα εξελίσσονται σωστά την ημέρα;»
Ποια είναι η ουσιαστική διαφορά;
Ο πιο εύκολος τρόπος να το θυμάσαι είναι αυτός: το event planning γίνεται πριν την εκδήλωση, το event management γίνεται κατά τη διάρκειά της.
Στην πράξη όμως, ο διαχωρισμός αυτός δεν είναι πάντα τόσο καθαρός. Ένας επαγγελματίας που ανέλαβε τον σχεδιασμό γνωρίζει καλύτερα από οποιονδήποτε άλλον πώς να διαχειριστεί την εκτέλεση. Γι αυτό στην One Take Productions τα δύο δεν διαχωρίζονται ποτέ. Ο ίδιος επαγγελματίας που σχεδιάζει το event σου, είναι παρών και την ημέρα της εκδήλωσης.
Γιατί είναι σημαντικό να τα έχεις και τα δύο;
Φαντάσου να έχεις ένα άψογα σχεδιασμένο event χωρίς κάποιον να το «τρέχει» επί τόπου. Ή αντίστροφα, έναν αποτελεσματικό on-site manager που δεν ήταν μέρος του σχεδιασμού και δεν γνωρίζει τις λεπτομέρειες. Και στις δύο περιπτώσεις, το αποτέλεσμα είναι κατώτερο του δυνατού.
Η διοργάνωση event από την One Take Productions καλύπτει και τις δύο φάσεις. Από την πρώτη συνάντηση και τον σχεδιασμό του concept ως τον συντονισμό επί τόπου και την ολοκλήρωση της εκδήλωσης, η ομάδα μας είναι παρούσα σε κάθε στάδιο.
Event Planning και Event Management στην Πράξη
Να πώς εφαρμόζονται οι δύο φάσεις σε διαφορετικά είδη εκδηλώσεων:
Γάμος Event planning: επιλογή χώρου, συντονισμός φωτογράφησης, μουσικής, διακόσμησης, catering, χρονοδιάγραμμα τελετής και δεξίωσης. Event management: on-site παρουσία την ημέρα, συντονισμός αφίξεων, διαχείριση απρόοπτων, επίβλεψη ροής προγράμματος.
Εταιρικό Event planning: καθορισμός στόχου, επιλογή χώρου και εξοπλισμού, σχεδιασμός προγράμματος, επικοινωνία με ομιλητές και συνεργάτες. Event management: τεχνική υποστήριξη, συντονισμός ομιλητών, διαχείριση ροής εκδήλωσης, επίλυση τεχνικών προβλημάτων σε πραγματικό χρόνο.
Βάπτιση Event planning: επιλογή χώρου, φωτογράφηση βάπτισης, μουσική κάλυψη, διακόσμηση. Event management: συντονισμός αφίξεων οικογένειας, επίβλεψη ροής εκδήλωσης, διασφάλιση ότι κάθε στιγμή καταγράφεται.
Πώς να Επιλέξεις Επαγγελματία που Κάνει και τα Δύο;
Όταν αναζητάς επαγγελματία για το event σου, ρώτα ξεκάθαρα: αναλαμβάνει και τον σχεδιασμό και την on-site διαχείριση; Έχει εμπειρία σε παρόμοια events; Ποιες υπηρεσίες παρέχει in-house και ποιες εξωτερικεύει;
Στην One Take Productions η απάντηση στο πρώτο ερώτημα είναι πάντα ναι. Αναλαμβάνουμε κάθε εκδήλωση ως ένα ενιαίο project, με πλήρη κάλυψη από τον σχεδιασμό ως την εκτέλεση.
Για να συζητήσεις το επόμενο event σου μαζί μας, επικοινώνησε στο info@onetakeproductions.gr ή στο +30 697 924 4808.
